Monthly Archives: Tháng Hai 2016

QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG (HOUSEKEEPING) – YÊU CẦU CHI TIẾT (TT)

10. Nhà kho:
– Lắp đặt các loại kệ tương xứng để chứa hàng
– Nguyên tắt chứa hàng là First In , First Out
– Các pallet chứa hàng không được xếp cao quá đầu người
– Có hệ thống báo cháy , chữa cháy , và đèn chống nổ
– Khoảng cách giửa các đầu báo cháy và đỉnh của nguyên liệu phải ít nhất 45 cm

11. Bộ phận bảo trì :
– Có các biển báo an toàn
– Có đủ trang bị bảo hộ lao động
– Quản lý các bình khí nén
– Quản lý các thiết bị hàn và hóa chất
– Quản lý các thiết bị điện
– Quản lý các máy móc cơ khí

12. Nhà vệ sinh :
– Luôn có đủ : giấy vệ sinh , nước , xà phòng , khăn lau / máy sấy khô
– Các buồng vệ sinh phải có cửa , cửa phải có chốt
– Riêng biệt khu cho nam , khu cho nữ
– Có đèn chiếu sáng
– Tiêu chuẩn :
+ Số công nhân 1 – 15 : 1 buồng vệ sinh , 1 bồn rửa mặt
+ Số công nhân 16 – 35 : 2 buồng vệ sinh , 2 bồn rửa mặt
+ Số công nhân 36 – 55 : 3 buồng vệ sinh , 3 bồn rửa mặt
+ Số công nhân 56 – 80 : 4 buồng vệ sinh , 4 bồn rửa mặt
+ Số công nhân 91 – 110 : 5 buồng vệ sinh , 5 bồn rửa mặt
+ Số công nhân 111 – 150 : 6 buồng vệ sinh , 6 bồn rửa mặt
+ Số công nhân > 150 : +1 buồng vệ sinh cho mỗi 40 người thêm  , +1 bồn rửa mặt cho
mỗi 40 người thêm

13. Nhà bếp – nhà ăn :
– Sàn nhà phải luôn khô ráo và sạch
– Không dùng để chứa nguyên liệu sản xuất , nhất là hóa chất
– Kho chứa thực phẩm phải có kệ kê thực phẩm . Cách xa khu vực nhà vệ sinh
– Nhân viên bếp phải đội mũ , đeo tạp dề , găng tay , khẩu trang , mang ủng .

QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG (HOUSEKEEPING) – YÊU CẦU CHI TIẾT (TT)

5. Thang máy , thang nâng hàng :
– Phải có bảng ghi tải trọng của thang
– Có cửa và cửa có lắp khóa liên động . Đối với các tời nâng không có khoang chứa hàng phải có biện pháp cô lập an toàn khu vực bên dưới
– Có hướng dẫn : sử dụng thang nâng , khi có tình trạng khẩn cấp , thang dùng cho người hay hàng hóa .

6. Hệ thống các bảng cảnh báo :
– Lắp đặt các bảng hướng dẫn : sử dụng bảo hộ lao động , cấm hút thuốc , cấm chụp hình , không phận sự miễn vào ,… phải được lắp ở những nơi cần thiết .
– Lắp đặt các sơ đồ thoát hiểm đến nơi an toàn tại các khu vực trong nhà máy .
– Kiểm tra các đèn thoát hiểm luôn trong tình trạng hoạt động tốt
– Định kỳ mỗi tháng kiểm tra các bảng hướng dẫn , sơ dồ thoát hiểm , đèn thoát hiểm .

7. Hệ thống PCCC :
– Bình chữa cháy , vòi chữa cháy được đặt ở nơi dễ thấy dễ tiếp cận , không bị ngăn trở
– Hệ thống báo cháy – chữa cháy tự động :
+ Giử các đầu báo cháy – đầu phun sạch sẽ
+ Khoảng cách giửa các đầu với đỉnh của hàng hóa ít nhất là 45 cm
+ Kiểm tra áp lực bình chữa cháy , nước chữa cháy thường xuyên
+ Có nguồn nước chữa cháy riêng biệt

8. Hệ thống chiếu sáng :
– Luôn có đủ ánh sáng cho các lối đi
– Kiểm tra định kỳ hệ thống chiếu sáng , vệ sinh các bóng đèn , thay thế các bóng đèn hỏng
– Hệ thống chiếu sáng yêu cầu tối thiểu :
+ Văn phòng : 300 – 500 Lux
+ Kho : > 50 Lux
+ Lối đi , hành lang : > 50 Lux
+ Cầu thang :  > 100 Lux
+ Khu vực sản xuất : > 500 Lux
+ Nhà vệ sinh : > 100 Lux
+ Phòng y tế : > 500 Lux
+ Đèn thoát hiểm : > 1 Lux

9. Sàn nhà :
– Sàn nhà và tất cả các lối đi luôn giửa sạch sẽ và khô ráo
– Lau sạch những nơi đổ tràn dầu mỡ
– Sửa chữa sàn nhà bị hư hỏng
– Không đi dây điện trên sàn nhà
– Không bày bừa dụng cụ làm việc , nguyên liệu , thành phẩm trên sàn nhà
– Sàn nhà nên bằng nhau ở trong và ngoài cửa

QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG (HOUSEKEEPING) – YÊU CẦU CHI TIẾT

  1. Mái và trần nhà :
    – Đủ khả năng chịu tải trọng các máy móc thiết bị gắn trên đó
    – Không bị dột khi trời mưa
  2. Cầu thang :
    – Phải có tay vịn nếu có hơn 4 bậc thang . Tay vịn cao khoảng 1 m
    – Hạn chế lắp đặt cầu thang xoắn ốc
    – Các bậc cầu thang không cao quá 19 cm
    – Bề mặt các bậc cầu thang phải bằng phẳng và không trơn
    – Độ rộng cầu thang phải tương xứng :

    Số người

                                 Chiều rộng cầu thang

    1m

    1.5m 2m 2.5m 3m 3.5m

    4m

     

     

     

     

    Số tầng

    1

    200 300 400 500 600 700 800

    2

    240 360 480 600 720 840

    960

    3 280 420 560 700 840 980

    1120

    4

    320 480 640 800 960 1120 1280

    5

    360 540 720 900 1080 1260

    1440

    6 400 600 800 1000 1200 1400

    1600

    Mỗi tầng thêm 40 60 80 100 120 140

    160

QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG (HOUSEKEEPING) – TỔNG QUAN

1.TẠI SAO PHẢI QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG ?

  • Giử nhà xưởng trong tình trạng tốt , ngăn nắp , vệ sinh sẽ giúp
    – Tạo môi trường lao động tốt , an toàn
    – Người lao động cảm thấy thoải mái nên sẽ làm việc tốt hơn
    – Giảm thiểu tai nạn lao động
    – Giảm chi phí quản lý
    – Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm
    – Tăng lợi nhuận
  • Quản lý nhà xưởng là trách nhiệm của ban lãnh đạo nhà máy

2.QUẢN LÝ NHÀ XƯỞNG LÀ QUẢN LÝ NHỮNG GÌ ?

  • Các vấn đề liên quan đến an toàn  :
    – Các thiết bị nguy hiểm như lò hơi , thiết bị nâng hạ , thiết bị chịu áp ,… phải được kiểm định định kỳ bởi các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của nhà nước , hồ sơ phải được lưu trữ . Có các hướng dẫn vận hành các thiết bị nguy hiểm
    – Có chương trình đào tạo an toàn cho toàn bộ nhân viên nhà máy(kể cả nhân viên văn phòng), tập huấn PCCC cho đội PCCC của nhà máy , các chương trình đào tạo về sơ cấp cứu cho đội sơ cấp cứu . Hồ sơ đào tạo phải được lưu trữ .
    – Mọi tai nạn lao động phải được điều tra và ghi hồ sơ .
    – Hệ thống PCCC trong nhà máy : hệ thống báo cháy , đèn thoát hiểm , lối thoát hiểm , hệ thống chống sét , bình chữa cháy , hệ thống chữa cháy bằng nước như bơm nước , lăng , đường ống , phương án PCCC ,… .
    – Có các quy trình làm việc an toàn
  • Các vấn đề liên quan đến an ninh nhà máy :
    – Có thủ tục quản lý các tình huống khẩn cấp , quản lý khách viếng thăm , thủ tục quản lý nhà thầu .
    – Quy định ra vào nhà máy
  • Toàn bộ nhà xưởng : Mái , trần , sàn , lối đi , cầu thang , hành lang , cửa ra vào , nhà vệ sinh , nhà ăn , kho , văn phòng ,các hệ thống điện , hệ thống chiếu sáng , hệ thống cấp/thoát nước … .
    – Phải đạt tiêu chuẩn theo đúng quy định và được duy trì trong tình trạng tốt
    – Có kế hoạch bảo trì sửa chữa
  • Rác thải được phân loại và có hình thức xử lý phù hợp

CẤU TRÚC TÀI LIỆU

1. Thủ tục :
Thông thường thủ tục phải trả lời được các câu hỏi sau: các công việc phải làm là gì? trình tự thực hiện như thế nào? ai thực hiện? tài liệu, phương pháp nào được sử dụng? thông tin, dữ liệu nào phải được lưu hồ sơ? Thông tin được chuyển cho ai, như thế nào? Thủ tục nhằm thực hiện yêu cầu nào trong Sổ tay Chất lượng?

Cấu trúc của thủ tục (qui trình) thông thường theo trình tự sau đây:

  1. Mục đích: Thủ tục nhằm giải quyết vấn đề gì. Ví dụ như kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, quản lý nguồn lực, tạo ra công việc dịch vụ, đánh giá nội bộ, khắc phục sự không phù hợp…
  2. Phạm vi áp dụng: Thủ tục được áp dụng ở lĩnh vực hay hoạt động nào, bộ phận hay chức danh nào phải thực hiện.
  3. Tài liệu viện dẫn: Liệt kê những tài liệu có nguồn gốc nội bộ hay bên ngoài được sử dụng để thực hiện thủ tục (luật, các văn bản pháp qui, các hướng dẫn nghiệp vụ …). Danh mục tài liệu này phải công bố tên, số hiệu tài liệu.
  4. Định nghĩa /từ viết tắt: Giải thích khái niệm hay định nghĩa các cụm từ được sử dụng để thực hiện thủ tục có thể làm cho người đọc không hiểu rõ. Nêu các từ, ký hiệu viết tắt trong văn bản.
  5. Nội dung thủ tục: Mô tả rõ nội dung, địa điểm, trình tự, cách thức, thời gian tiến hành công việc, bộ phận và chức danh liên quan phẳịthc hiện. Nên sử dụng lưu đồ (nếu có thể được) để mô tả trình tự hoạt động một cách chính xác của các nhiệm vụ khác nhau có liên quan.
  6. Hồ sơ: Liệt kê những tài liệu cần phải có hợp thành hồ sơ để làm bằng chứng cho việc lập và thực hiện thủ tục.
  7. Phụ lục: Gồm các biểu mẫu để ghi chép áp dụng thống nhất trong thủ tục (qui trình).

Khi viết thủ tục (qui trình) người soạn thảo phải nắm vững các yếu tố như: yêu cầu của công việc, đặc điểm công việc (tính chất đặc trưng, độ phức tạp, các yếu tố tạo thành), các quá trình chung và riêng chuyển hoá từ đầo vào tới đầu ra, năng lực cán bộ và các nguồn lực có thể huy động. Thủ tục phải mô tả các công việc thực tế sẽ làm, chứ không phải những gì người soạn thảo mong muốn nhưng không phù hợp với thực tế. Phải thu thập góp ý và sửa đổi dự thảo thủ tục để đảm bảo tính khả thi của tài liệu trước khi ký ban hành đưa vào áp dụng.

2. Cấu trúc của một hướng dẫn :
Tương tự như thủ tục tuy nhiên phần nội dung sẽ được trình bày chi tiết , cụ thể hơn  . Cần chú ý những vấn đề sau :
– Nội dung sẽ ghi cụ thể , chi tiết các bước thực hiện
– Nên dùng câu đơn giản
– Có thể sử dụng dạng bảng gồm 2 cột : một cột ghi các bước thực hiện một cột ghi các chú ý khi thực hiện bước nầy .
– Các thông tin trong hướng dẫn phải chi tiết rõ ràng , khớp với thực tế bên ngoài . Ví dụ : khởi động máy bằng cách nhấn phím “START” ; Tại control panel ấn vào tab “ON” , …

CẤU TRÚC HỆ THỐNG TÀI LIỆU

Hệ thống bao gồm :
– Thủ tục : Mô tả tóm tắt các bước thực hiện để hoàn tất một quá trình . Nó thường bao gồm một sơ đồ khối gồm các bước theo trình tự và có liên hệ lẫn nhau , cùng với các diễn giải các bước . Thủ tục thường dùng cho các quy trình , quy trình này có thể liên quan nhiều phòng ban nên thường cấp cao nhất của tổ chức sẽ phê duyệt thủ tục
– Hướng dẫn / quy định / quy chuẩn : Để thực hiện mỗi bước của thủ tục ta phải thực hiện theo các hướng dẫn công việc , phải căn cứ vào các quy định và các quy chuẩn (tiêu chuẩn) đã có . Các hướng dẫn thường chỉ rõ các chi tiết cần thực hiện của một công việc cụ thể nào đó , nếu hướng dẫn này chỉ dùng cho các nhân viên trong một bộ phận thì trưởng bộ phận có thể phê duyệt . Các quy chuẩn/tiêu chuẩn/quy định thường mang tính chi tiết cụ thể đối với các hoạt động .
– Biểu mẫu : Khi thực hiện các bước trong thủ tục ta cần lưu lại bằng chứng là các hoạt động đã được thực hiện , đã được kiểm tra kiểm soát . Các thông tin nầy được ghi trên biểu mẫu

Để một quá trình hay một hoạt động trong một tổ chức diễn ra một cách suông sẽ và có kiểm soát chúng ta phải có hô sơ / tài liệu cho nó . Chúng ta phải cố gắng bảo đảm tất cả mọi hoạt động diễn ra đều theo một hướng dẫn , tuân theo một quy chuẩn đã được phê duyệt , và các hoạt động này đều được kiểm soát lưu hồ sơ thông qua các biểu mẫu .

SỰ CẦN THIẾT XÂY DỰNG HỆ THỐNG HỒ SƠ TÀI LIỆU

Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại các quá trình bất kể tổ chức đó nhỏ hay lớn . Các quá trình có thể đơn giản hay phức tạp tùy theo quy mô hoặc đặc thù công việc của tổ chức .
Đối với các quy trình đơn giản thậm chí ta không cần viết ra mà chỉ cần thực hiện theo thói quen hoặc theo kinh nghiệm , các quán bán thức ăn nhỏ , các tiệm tạp hóa người chủ thực hiện các quá trình mua hàng , bán hàng , quản lý kho , … theo thói quen và kinh nghiệm . Các cơ sở sản xuất thủ công họ cũng không cần hướng dẫn vận hành máy , các công nhân làm theo thói quen và kinh nghiệm , họ cũng không có các quy chuẩn để kiểm soát quá trình .
Đối với các quá trình phức tạp như vận hành các nhà máy điện hạt nhân việc có các quy trình viết ra bằng văn bản là có tính bắt buộc . Các quy trình bằng văn bản nầy phải được đào tạo cho nhân viên thực hiện và có hệ thống kiểm soát để bảo đảm quy trình viết ra được tuân thủ nghiêm ngặt . Mục đích là nhằm bảo đảm quá trình được thực hiện giống nhau tại mọi thời điểm , loại trừ những sai sót do chủ quan gây ra .

Nói chung việc xây dựng hệ thống tài liệu hồ sơ cho một tổ chức là cần thiết vì những lý do sau đây :

– Đây là một bằng chứng tổ chức đang làm việc một cách khoa học nghĩa là làm việc có phương pháp
– Bảo đảm các hoạt động diễn ra có kiểm soát chặt chẻ , loại bỏ những sai sót chủ quan của người thực hiện
– Có cơ sở để nghiên cứu cải tiến làm hoạt động trở nên hiệu quả hơn
– Lưu lại các bằng chứng để hổ trợ các hoạt động pháp lý nếu có
– Tạo sự tin cậy của khách hàng