Category Archives: Manufacturing Management

NÀY THÌ 5 WHY’S

Hôm nay Tổng Giám Đốc (TGĐ) tổ chức cuộc họp với các trưởng bộ phận để tìm ra nguyên nhân của phàn nàn từ khách hàng về việc giao hàng trễ . Vấn đề khá nghiêm trọng khi khách hàng dọa sẽ đổi nhà cung cấp khác do công ty thường xuyên không cung cấp đủ hàng theo yêu cầu .

Tổng Giám Đốc : Tôi đề nghị Trưởng Phòng Kinh Doanh giải thích lý do tại sao không cung cấp hàng đầy đủ cho khách .

Trưởng Phòng Kinh Doanh : Dạ thưa anh , nhà máy chúng ta thường xuyên không cung cấp hàng theo kế hoạch và chất lượng hàng không ổn bị trả về liên tục .

Xoay qua Giám Đốc Nhà Máy tên Long

Tổng Giám Đốc : Anh Long có thể cho biết tại sao nhà máy lại không có hàng cho khách ?

Giám Đốc Nhà Máy nhìn vào sổ tay ghi chép : Thưa sếp , từ đầu năm đến giờ chúng tôi luôn nhận nguyên liệu rất chập chờn , chất lượng lại có vấn đề . Tôi đã nói vấn đề này với chị Phương (Trưởng Phòng Mua Hàng) rất nhiều lần nhưng vẫn không có cải thiện gì hết .

Trưởng Phòng Mua Hàng : Chúng tôi đã cố gắng đàm phán ,thúc dục nhà cung cấp , tuy nhiên nhà cung cấp được duyệt thì không chấp nhận công nợ cao quá vì vậy khi bí quá chúng tôi buộc phải tìm nhà cung cấp khác nên chất lượng bị ảnh hưởng . Chúng ta cần phải thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn .

Tổng Giám Đốc nhìn Kế Toán Trưởng :Tại sao nguồn tiền dành cho việc mua nguyên liệu không đủ ?

Kế Toán Trưởng thở dài : Thưa sếp , không biết phòng kinh doanh quan hệ với khách hàng thế nào mà tụi em rất khó đòi tiền

Trưởng Phòng Kinh Doanh chen vào : họ trì hoản thanh toán vì do chất lượng hàng hóa của ta không ổn định và giao hàng không đúng hẹn .

Tổng Giám Đốc : ?????

5 why sẽ bị vô hiệu khi quả bóng trách nhiệm được đá từ nơi này sang nơi khác .Chỉ nên áp dụng 5 why với các câu hỏi chỉ liên quan đến trách nhiệm của mình hay bộ phận của mình .

MA TRẬN RACI

RACI là những chữ cái đầu của :

R : Responsible – Ai làm ?
A : Accountable – Ai chịu trách nhiệm ?
C: Consulted – Cần tham vấn ai ?
I : Informed – Cần thông báo cho ai ?

Để đảm bảo mọi việc trong tổ chức luôn được thực hiện thì bắt buộc phải có ít nhất 1 người làm , nghĩa là có ít nhất 1 người có chức năng R . Đây là các nhân viên

Khi thực hiện các công việc trong tổ chức sẽ phát sinh vấn đề nên cần người phải chịu trách nhiệm trước cấp trên , đây là trách nhiệm giải trình các vấn đề , người này có chức năng A . Trong mỗi hoạt động chỉ nên có 1 người có  chức năng A

Trong quá trình thực hiện công việc , người thực hiện có thể nhận được tư vấn từ những người có chức năng C trong tổ chức . Những người có chức năng C là những chuyên gia có kiến thức chuyên môn cao . Họ đưa ra các hướng dẫn tư vấn để thực hiện tốt công việc , nhưng họ không có chức năng giải trình . Trong tổ chức không nên có quá nhiều người có chức năng C .

Khi thực hiện công việc thì người có chức năng R cần phải thông tin tới những người có liên quan , người có liên quan này có chức năng I , những người này có thể trong tổ chức hoặc ngoài tổ chức.

Để đảm bảo viết mô tả công việc cuả các thành viên trong một tổ chức rõ ràng , chính xác ta phải thực hiên ma trận RACI cho tổ chức đó

Ví dụ : xây dựng ma trận RACI cho bộ phận sản xuất

Công việc

Trưởng bộ phận Trợ lý trưởng phòng Trưởng ca

Kỷ thuật viên

Lập kế hoạch sx

A

R I

I

Nhận nguyên liệu  

C

A

R

Thực hiện sx tạo ra sản phẩm

A C/I C

R

Giao thành phẩm cho kho    

A

R

Người lập kế hoạch sản xuất là trợ lý trưởng phòng sản xuất nhưng người có trách nhiệm giải trình khi lập kế hoạch sai phải là trưởng phòng sản xuất ,tương tự như vậy anh trưởng phòng sản xuất phải có trách nhiệm giải trình các vấn đề xảy ra khi sản xuất ra thành phẩm , anh trưởng ca chỉ có trách nhiệm giải trình các vấn đề xảy ra trong ca với anh trưởng phòng sản xuất nhưng anh trưởng phòng là người chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình tạo ra sản phẩm

 

Công Việc Trong Sản Xuất 1

Khi mới ra trường mình vào làm Operator cho một công ty sản xuất thuốc trừ sâu , lần đầu tiên tiếp xúc với một nhà máy hiện đại với hệ thống đường ống , bồn bể , van , bơm , đồng hồ ,… dầy đặc mình thấy khớp . Vào làm , anh Production Manager phát cho mỗi đứa 1 xấp bản vẽ chằng chịt mà sau này mới biết đó là bảng vẽ P&ID , sau đó ảnh giải thích quy trình dựa trên các bản vẽ đó ,nghe một hồi rối luôn . Học được 2 hôm anh Production Manager bận quá nên dẫn xuống nhà máy giao cho anh Shift Leader , anh shift leader dẫn đi khắp nhà máy giới thiệu quy trình nhưng vì hệ thống đường ống bồn bễ rất nhiều và chạy từ khu vực này sang khu vực khác nên rất khó hình dung , ảnh lại nói là Operator phải nắm tất cả hệ thống đường ống , van , bơm ,bồn ,… vv nghe thấy lo .

Sau khoản 1 tuần đi làm hành chánh thì được phân công vào kíp để bắt đầu đi ca . Trong ca anh Shift Leader rất bận rộn nên không hướng dẫn nhiều nên mình chủ yếu làm chân phụ việc kêu gì làm đó , họ kêu mình mở van nào thì mở van đó , kêu đi nạp liệu thì đi nạp liệu, kêu đi vệ sinh thì đi vệ sinh ,…vvv . Nhưng nếu kêu mình đi làm một nhiệm vụ nào đó trong quy trình thì mình không làm được . Sau 2 tháng vẫn không khá hơn được các sếp có vẻ bắt đầu chán và hơn nữa mình không chịu nỗi cái mùi thuốc trừ sâu nên tìm cách rút lui sớm trước khi bị đuổi .

Bài học sau 2 tháng đi làm là những gì mình học được ở đại học đã không giúp gì nhiều trong công việc thực tế . Cụ thể như đọc hiểu bản vẽ P&ID là kiến thức cực kỳ quan trọng cho các Process Engineer , từ bản vẽ P&ID chúng ta có thể hình dung ra quy trình rất rõ ràng , biết được hoạt động điều khiển các thông số quá trình như thế nào , đường đi của nguyên liệu ,… vvv giúp ta xử lý các vấn đề trong sản xuất . Ngoài ra quy trình đào tạo cũng rất quan trong , đào tạo nên đi từ tổng quát đến chi tiết ,từ cái đơn giản đến cái phức tạp . Khi người mới chưa biết gì về quy trình thì người đào tạo không nên đưa họ cả bản vẽ P&ID mà nên giới thiệu sơ đồ khối mô tả tổng quát các quá trình trong bộ phận sản xuất , trong các quá trình sẽ có các bước khác nhau để hoàn thành quá trình đó và các bước này sẽ có hướng dẫn cụ thể ghi rõ vị trí các thiết bị , tuần tự các bước thực hiện khi đó bản vẽ P&ID là minh họa cần thiết . Tất nhiên , muốn thành thạo công việc trong các nhà máy hóa chất thì không phải chỉ có biết đọc hiểu bản vẽ P&ID

Pages from Bien Dong P&ID

Link hữu ích : http://www.engineeringvn.com/2015/12/bai-9-tim-hieu-ban-ve-piping-p-id.html

GIẢN ĐỒ PARETO

Trong sản xuất (sản phẩm hay dịch vụ) có nhiều vấn đề cần cải thiện như khuyết tật sản phẩm , thời gian quy định , ngân sách quy định ,… vv . Những vấn đề đặt ra thường là tập hợp của những vấn đề nhỏ mà chúng ta không thể giải quyết cùng một lúc được  Vậy làm thế nào để quyết định rằng vấn đề nào phải giải quyết trước , vấn đề nào giải quyết sau .

Giản đồ Pareto là công cụ xếp những vấn đề quản lý theo thứ tự quan trọng của chúng . Một khi những vấn đề quan trong đã được xác định thì chúng ta ưu tiên tập trung những phương tiện để khắc phục chúng theo thứ tự đó .

Trong môn quản lý chất lượng , người ta cũng thường nhận thấy rằng :
– 80% thiệt hại do kém chất lượng thường do 20% các nguyên nhân gây nên
– 20% nguyên nhân gây nên 80% lần xảy ra các vấn đề chất lượng

Lẻ tất nhiên tỉ lệ 20 : 80 này chỉ có tính tương đối . Điều cần nhớ là chỉ có 1 số ít nguyên nhân là gây ra đa số các sự cố về chất lượng . Vì vậy ta chỉ nên tập trung xử lý số ít các nguyên nhân đó thay vì dàn trải ra giải quyết nhiều nguyên nhân

Thủ tục vẽ một giản đồ Pareto :

  1. Liệt kê các nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng của sản phẩm
  2. Quyết định khoảng thời gian theo dõi
  3. Tính số lần chất lượng bị ảnh hưởng do mỗi nguyên nhân trong thời gian trên
  4. Xếp thứ tự các nguyên nhân theo số lần chất lượng bị ảnh hưởng
  5. Vẽ một đồ thị có :
    Trục hoành là những nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng
    Trục tung là số lần chất lượng bị ảnh hưởng
  6. Xếp loại A những nguyên nhân tạo ra 80% tổng số lần chất lượng bị ảnh hưởng
  7. Ưu tiên giải quyết các nguyên nhân trong nhóm A

GIẢN ĐỒ TẦN SỐ

Giản đồ tần số là một công cụ thống kê giúp chúng ta :

  • Mô tả phân bố của những số liệu ,
  • Xem xét quy trình lấy mẫu có được phân tầng đúng hay không
  • Xem xét quy trình sản xuất có đùng quy định kỹ thuật hay không

THỦ TỤC VẼ GIẢN ĐỒ TẦN SỐ :

  1. Tìm trị số lớn nhất và trị số nhỏ nhất của tập hợp số liệu
  2. Tính giao độ , nghĩa là sai biệt giữa trị số tối đa và trị số tối thiểu của tập hợp đó
  3. Chia những số liệu thành từng lớp :
    Số lớp có thể tính là căn số bậc 2 của số số liệu hay , giản dị hơn , dùng bảng sau :
      Số những số liệu             Số lớp
    < 50                            5 – 7
    50 – 100                       6 – 10
    100 – 250                     7 – 12
    > 250                           10 – 20
  4. Chia giao độ với số lớp để tính độ rộng của mỗi lớp . Tính chẵn độ rộng để có bội số một đơn vị đo thuận tiện
  5. Xác định ranh giới ở giữa đơn vị đo . Nếu cần thì thuyên chuyển những lớp để cho ranh giới lớp là những đơn vị đo thuận tiện
  6. Tính số liệu trong mỗi lớp bằng cách đếm những số liệu có trị số lớn hơn ranh giới dưới và nhỏ hơn hay bằng ranh giới trên của lớp đó
  7. Vẽ đồ thị có
    – Hoành độ là những lớp
    – Tung độ là những số số liệu có trong các lớp

Chúng ta có thể dễ dàng vẽ giản đồ tần số bằng phần mềm Excel

BẢNG KÊ

Bảng kê là 1 công cụ dùng để thu thập và trình bày các số liệu . Để thu thập số liệu giúp cho việc tìm ra nguyên nhân của một vấn đề ta thực hiện qua 7 bước :

  1. Xét xem những sự kiện đang nghiên cứu được biểu hiện bởi những loại số liệu nào : Phương pháp lấy mẫu phải mang tính đại diện , các số liệu phải có cách đo lường được và chúng có thể được xử lý thống kê sau đó
  2. Định rõ mục đích của việc thu thập những số liệu : chúng ta cần tự hỏi
    – Tại sao chúng ta thu thập những số liệu đó ?
    – Chúng ta muốn biết gì và muốn tìm hiểu gì ?
    – Sau khi thu thập thì sẽ xử lý ra sao và để dùng vào việc gì ?
    – Trên cơ sở kết quả của việc thua thập và xử lý số liệu thì chúng ta sẽ đưa ra quyết định gì ?
  3. Chuẩn bị phân tầng số liệu thu thập
    Nhờ có thể phân tầng mà ta có thể tìm thấy được nguồn gốc của các khuyết tật
    Nếu những câu hỏi trong bước 2 được trả lời ổ thỏa thì việc phân tầng số liệu là rất dễ . Nguyên tắc chúng ta phải ghi tất cả những thông tin để bảo đảm khả năng truy xét nguồn gốc , ví dụ : người điều hành , cỗ máy dùng để sản xuất , số lô nguyên liệu , thời gian sản xuất ,…. Tất cả những thông tin đó sẽ là nhân tố để phân tầng số liệu .
    Nếu chúng ta quên 1 nhân tố thì phân tích số liệu sẽ không chính xác
    Nếu chúng ta thêm những nhân tố có ít ý nghĩa thì việc thu thập số liệu sẽ vất vả một cách không cần thiết
  4. Định phương pháp thu thập số liệu :
    Không phải lúc nào ta cũng có thể thu thập được những số liệu đã được định trước . Nhiều khi chúng ta thiếu dụng cụ hay phương pháp đo đạc , nhiều khi có khó khăn trong việc định số lượng ,… . Để khắc phục những trở ngại đó chúng ta phải tìm cách để biến những nhận xét thành số liệu thích hợp
  5. Thiết kế 1 hay nhiều bảng kê
    Mục đích là thu thập những số liệu có ý nghĩa trong việc nghiên cứu giải quyết vấn đề hay cải tiến chất lượng . Chúng ta phải thiết kế một bảng kê để giúp thu thập số liệu mau chóng và hạn chế rủi ro ghi nhầm . Chúng ta cũng phải thiết kế thế nào để sau này phân tầng số liệu sẽ cho các kết quả có ý nghĩa
  6. Thu thập số liệu :
    Một bảng kê chỉ dùng để thu thập những số liệu thiết yếu . Lúc đầu chúng ta chỉ nghiên cứu những gì chúng ta coi là quan trọng . Sau đó nếu cần thì chúng ta mở rộng thêm nghiên cứu . Nếu trong khi thu thập số liệu có sự cố bất ngờ thì chúng ta phải ghi thêm vào bảng kê
    Cần chú ý bảo đảm :
    – Số liệu phải được phân tầng
    – Không được bỏ sót một thử nghiệm nào
    – Số liệu phải chính xác và đầy đủ
  7. Xử lý số liệu và trình bày kết quả
    Việc xử lý số liệu thường dùng đến những phương pháp tính toán thống kê
    Nhiều khi những phép tính đó chỉ là tính trung bình và độ lệch chuẩn . Cái kho là tim ra những vấn đề ẩn sau những giá trị thống kê thông qua việc phân tầng số liệu và những giản đồ
    Những giản đồ dùng để trình bày kết quả việc phân tích những số liệu thu thập . Khi chúng ta chọn một loại giản đồ thì chúng ta phải tự hỏi :
    – Chúng ta muốn trình bày điều gi khi vẽ giản đồ ?
    – Người đọc sẽ dùng giản đồ đó như thế nào ?

7 Công Cụ Quản Lý Chất Lượng

Trong quản lý nhà máy nói chung và quản lý chất lượng nói riêng ta hay sử dụng 7 công cụ sau

  1. Bảng kê :
    Đó là bảng ghi lại các số liệu thu tập được
  2. Giản đồ tần số :
    Mô tả phân bố của số liệu
  3. Giản đồ Pareto
    Sắp xếp những vấn đề quản lý theo thứ tự quan trọng của chúng . Một khi những vấn đề quan trọng đã được xác định thì chúng ta ưu tiên tập trung các phương tiện để khắc phục chúng theo thứ tự đó
  4. Giản đồ tương quan :
    Dùng để nghiên cứu mối quan hệ giửa 2 đặc tính X và Y
  5. Biểu đồ quan hệ nhân quả :
    Biểu đồ xương cá dùng để phân tích tìm nguyên nhân của vấn đề
  6. Kiểm tra lấy mẫu
    Phương pháp lấy mẫu đảm bảo tính đại diện
  7. Phiếu kiểm tra :
    Kiểm soát quá trình bằng thống kê

Các công cụ này sẽ được trình bày chi tiết trong các bài viết sau

10 ĐẶC TÍNH CỦA KPI

  1. Định hướng theo giá trị mục tiêu chất lượng dài hạn của công ty
  2. Được xác định bởi cấp quản lý điều hành
  3. Công khai minh bạch từ trên xuống dưới trong tổ chức
  4. TIêu chuẩn cơ sở năng lực của tổ chức
  5. Dựa trên số liệu trung thực của công ty
  6. Đơn giản và dễ hiểu
  7. Đánh giá mức độ yếu tố liên quan và mức độ quan trọng
  8. Xác định rõ vùng giá trị KPI (nhỏ nhất và lớn nhất)
  9. Năng lực thực tế nguồn lực và người thực hiện
  10. Được sự cam kết và thái độ hưởng ứng tích cực của nhân viên

KPI Quản Lý Nguyên Vật Liệu

  1. Định mức sử dụng nguyên vật liệu
  • Định mức sử dụng NVL là số lượng NVL được sử dụng trong một sản phẩm.
  • Lập định mức giúp bạn quản lý định giá được sản phẩm, tiết kiệm NVL.
  1. Tỷ lệ tiêu hao NVL cho phép:
  • Tỷ lệ tiêu hao là tỷ lệ % hao hụt cho phép của NVL trong một đơn hàng
  • Tỷ lệ này thường là 3 – 5 % tuỳ loại đơn hàng.
  1. Tỷ lệ sử dụng NVL tiêu hao:
  • Công thức = (Tỉ lệ tiêu hao thực tế ngoài định mức) / (Tỉ lệ tiêu hao cho phép)
  • Tỷ lệ này đo lường bằng tỷ lệ %. Tỷ lệ càng cao chứng tỏ doanh nghiệp đã tiêu tốn càng nhiều NVL ngoài định mức.
  • Tỷ lệ này giúp bạn xác định mức tiêu hao trung bình của NVL từ đó có quyết định tỷ lệ phù hợp cho các đơn hàng sắp tới.
  1. Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi NVL:
  • Là tổng số nguyên vật liệu bị hư hỏng do tính chất NVL đó, đo bằng số lượng và giá trị bằng tiền so với tổng lượng nguyên liệu được sử dụng
  • Tỷ lệ này giúp bạn đánh giá được chất lượng hàng của nhà cung cấp.
  1. Tỷ lệ hư hỏng NVL do lỗi của công nhân:
  • Là tổng số nguyên vật liệu bị hư hỏng do lỗi của công nhân, đo bằng số lượng và giá trị bằng tiền so với tổng nguyên liệu được sử dụng
  • Nếu biết được nguyên nhân này, bạn cần xem xét cách thao tác, vận hành của công nhân.
  1. Các lỗi khác:
  • Do bảo quản không tốt
  • Do dính dầu máy…
  1. Nguyên tắc:
  • Tiết kiệm chi phí NVL giúp bạn giảm giá thành sản xuất.
  • Đối với các đơn vị gia công sử dụng NVL của khách hàng thì tiết kiệm NVL mang lại cho nhà máy một nguồn thu không nhỏ.

KPI trong quản lý sản xuất

KPI – Key Performance Indicator – là chỉ số dùng để đánh giá năng lực thực hiện của một bộ phận hoặc 1 cá nhân trong một tổ chức . Dưới đây là một số KPI thông dụng được dùng trong bộ phận sản xuất :

KPI -Năng suất

  1. Năng suất bởi đơn hàng:
  • Công thức: Tính năng suất theo từng đơn hàng
  • Mục đích: so sánh giữa các đơn hàng với nhau, xác định độ khó của từng đơn hàng và bạn sẽ tìm ra nguyên nhân tại sao một đơn hàng có năng suất cao hay thấp.
Stt Số oder Chuyền Đơn vị Năng suất Lý do
           
           
           
           
  1. Năng suất theo cá nhân:
  • Năng suất cá nhân là số lượng sản phẩm của mỗi cá nhân làm trong một đơn vị thời gian.

Thông qua chỉ tiêu này, bạn sẽ biết công nhân nào làm hiệu quả.

  • Thông qua chỉ tiêu này, bạn sẽ biết công nhân nào làm hiệu quả.
  • Lưu ý: số lượng sản phẩm được tính là sản phẩm đạt chất lượng. Có những công nhân năng suất cao nhưng tỷ lệ hàng hư cao hơn rất nhiều.
  1. Năng suất theo bộ phận:
  • Năng suất theo bộ phận được tính theo số sản phẩm bộ phận đó theo thời gian.
  • Có những bộ phận sản phẩm được làm bởi riêng từng cá nhân hoặc có thể là sản phẩm do cả bộ phận làm ra.
  • Năng suất theo bộ phận là chỉ tiêu đánh giá hiệu quả làm việc của cá bộ phận và người quản lý bộ phận đó.
  1. So sánh năng suất:

So sánh năng suất giúp bạn biết mình đang đứng ở đâu để tìm ra giải pháp phù hợp cho công ty của bạn.

Bạn nên so sánh năng suất theo các góc độ nào?

  • Giữa các cá nhân với nhau
  • Giữa các bộ phận với nhau
  • Giữa công ty với các đơn vị trong ngành và các công ty khác trên thế giới.